Електронний документообіг: поширення кола застосування



Дата конвертації17.06.2016
Розмір445 b.



Електронний документообіг: поширення кола застосування

  • Електронний документообіг: поширення кола застосування

  • Щодня на фондовому ринку України укладаються десятки тисяч правочинів, оформлюються тисячі звітних документів.

  • Частина з цього масштабного документообігу наразі оформляється у вигляді електронних документів (ЕД). Як наслідок, документи створюються та зберігаються винятково в електронній формі. Серед таких форматів електронної взаємодії – звітність учасників фондового ринку до НКЦПФР, СРО, фіскальних органів, Держфінмоніторингу, інформаційний обмін з депозитаріями, фондовими біржами тощо. Поступовий перехід на електронний документообіг (ЕДО) вже зберіг фондовому ринку немало ресурсів: тони паперу, на якому до цього оформлювалися будь-які правочини чи звітні форми, квадратні метри приміщень, необхідних для їх зберігання, години роботи бек-офісів.

  • Натомість значна частина інформаційної взаємодії учасників фондового ринку продовжує генерувати паперові документи. Як і раніше, документообіг часто залишається на рівні обміну факсами чи сканованими копіями (з наступним оформленням паперових документів). Це стосується документообігу торговців цінними паперами (ТЦП) з клієнтами (контрагентами), іншими ТЦП (поза біржею), КУА, депозитарними установами тощо – навіть у випадку, коли організаційно, технологічно чи корпоративно ці особи пов'язані між собою.

  • На фондовому ринку України вже є досвід поширення ЕДО на всі ланки інформаційної взаємодії, для економії часу фахівців, паперу, спрощення адміністрування та зберігання документів. Пропонуємо скористатися очевидними перевагами ЕДО.





  • Інструментарій ЕДО

  • Для формування та обміну електронними документами (ЕД) необхідні наступні можливості:

  • 1. Засоби автоматизації роботи бек-офісу - дозволяють створювати документи (договори, акти, замовлення, звіти про їх виконання) в формі електронних даних.

  • 2. Електронний цифровий підпис (ЕЦП) - завдяки своєму правовому статусу прирівнюється до власноручного підпису (печатки), та дозволяє перетворити електронні дані на легітимний електронний документ, надійно ідентифікувати автора такого документа, захистити цілісність даних;

  • 3. Канал зв'язку – система ЕДО, яка забезпечує обмін ЕД, захист (шифрування) інформації, перевірку валідності ЕЦП;

  • 4. Електронний архів – структурована система, де можуть зберігатися ЕД (як електронні дані, так і ЕЦП, що підтверджує авторство та цілісність даних у ЕД з можливості їх відтворення).

  • Усі програмні продукти, що є засобами для організації ЕДО за цією презентацією, розроблені національним розробником програмного забезпечення (ПЗ), програмно технічних комплексів (ПТК) - ТОВ “БІТ-Продакшн”, яке володіє правами на виробництво комп’ютерних програм із застосуванням знаку для товарів та послуг BIT eTrade® .

  • СРО Асоціація “Українські Фондові Торговці” (СРО АУФТ) надає своїм членам - учасникам фондового ринку наступні можливості:

  • 1. ПЗ для автоматизації роботи бек-офісу ТЦП (власник ПЗ СРО АУФТ);

  • 2. ЕЦП, послуги якої надає ЦСК ПАТ “Комунікаційний Фондовий Центр”;

  • 3. ПТК BIT eTrade Mail, система, яка забезпечує створення ЕД з накладанням ЕЦП, обмін ЕД (канал зв'язку) та роботу з архівом ЕД.

  • Для надсилання засобами ПТК BIT eTrade Mail можуть використовуватися дані, сформовані у інших ПЗ для автоматизації, але ПЗ, що створені одним розробником, мають переваги щільної інтеграції з системою ЕДО ПТК BIT eTrade Mail.



Інструментарій ЕДО. Засоби автоматизації бек-офісу

  • Інструментарій ЕДО. Засоби автоматизації бек-офісу

  • В Україні існує певна кількість професійних (масових) та індивідуальних (власної розробки) програмних продуктів для автоматизації роботи бек-офісу. Їх функціонал значно відрізняється – від достатньо примітивних ПЗ (дані для формування звітності вводяться вручну) до комплексних рішень автоматизації внутрішнього обліку.

  • Серед них наступні програмні продукти:

  • - для ТЦП – BIT eReport (розроблене ТОВ “БІТ-Продакшн”, поширюється СРО АУФТ), AFRTCP (розроблено Агенцією фондового ринку), індивідуальні ІТ-реалізації на базі 1С тощо;

  • - для КУА (ІСІ) – BIT eAsset (розроблене ТОВ “БІТ-Продакшн”), URKUA (розроблене СРО УАІБ).

  • Також до засобів автоматизації роботи бек-офісу варто віднести бухгалтерське ПЗ (наприклад, 1С).

  • ПЗ BIT eReport, BIT eAsset внесені до Переліку програмних продуктів на фондовому ринку, що ведеться НКЦПФР (див. http://www.nssmc.gov.ua/fund/softlist ).

  • Детальніше:

  • про ПЗ BIT eReport - на офіційному сайті СРО АУФТ (http://aust.com.ua/eReport.aspx);

  • про ПЗ BIT eAsset - на офіційному сайті розробника ТОВ “БІТ-Продакшн” (http://buroit.com.ua/Products.aspx).



Інструментарій ЕДО. Електронний цифровий підпис

  • Інструментарій ЕДО. Електронний цифровий підпис

  • Послуги електронного цифрового підпису (ЕЦП) відповідно до законодавства України (Законів України “Про електронний документообіг” та “Про електронний цифровий підпис”) надають спеціальні інституції - центри сертифікації ключів (ЦСК).

  • Наразі йде активна робота над приведенням законодавства про ЕДО та ЕЦП до європейських стандартів. На даному етапі можливості побудови систем ЕДО, які б давали змогу учасниками інформаційної взаємодії користуватися ЕЦП кількох ЦСК одночасно, достатньо обмежені. Складнощі полягають у недостатній технологічній уніфікації стандартів ЕЦП та алгоритмів шифрування в Україні.

  • Системи ЕДО, побудовані на централізованій основі (учасники ЕДО взаємодіють виключно з єдиним центром - регулятором, біржею, депозитарієм тощо), можуть забезпечувати інтеграцію з різними ЦСК завдяки шлюзам з єдиним центром. Натомість більш універсальні, розподілені системи ЕДО, де кожний учасник може обмінятися ЕД з іншим, без будь-якого єдиного центру, вимушені орієнтуватися на ЕЦП єдиного ЦСК або, принаймні, кілька ЦСК одного розробника.

  • Засоби автоматизації (BIT eReport та BIT eAsset) через BIT eTrade Mail підтримують ЕЦП ЦСК ПАТ “Комунікаційний Фондовий Центр”, який обслуговує членів СРО АУФТ, ПАТ “ФБ “Перспектива” та інших учасників фінансових ринків.

  • Детальніше про ЦСК ПАТ “Комунікаційний Фондовий Центр” на офіційному сайті компанії http://csk.kfc.in.ua/.



Інструментарій ЕДО. Канал зв'язку

  • Інструментарій ЕДО. Канал зв'язку

  • На українському фондовому ринку вже наявні численні канали зв'язку (системи ЕДО). Серед них НДУ-Звіт, СПЕД, система ЕДО ПАТ “ФБ “Перспектива” тощо. Але всі вони мають саме централізований характер.

  • Натомість система ЕДО, що використовує ПТК BIT eTrade Mail, дозволяє учасникам системи обмінюватися ЕД як з єдиним центром (наприклад, з СРО АУФТ для надання звітності), так і напряму, між собою.

  • ПТК BIT eTrade Mail функціонує та використовується членами СРО АУФТ з 2009 року (тобто, створена значно раніше за системи ЕДО, впроваджені для ЕДО з НКЦПФР), а нещодавно була суттєво модернізована.

  • В результаті модернізації в ПТК BIT eTrade Mail :

  • - розширені можливості візуалізації даних про сертифікат Підписувача, ЕЦП, мітки часу;

  • - додана можливість налаштування автоматизації обміну даними із зовнішніми програмами (автоматичне створення ЕД із зовнішніх даних);

  • - змінено конфігурацію архітектури системи в цілому і адресного простору для більшої гнучкості режимів доступності користувачів (можливість обслуговування інвесторів/контрагентів/депонентів, інформація про електронні скриньки яких не буде доступна іншим користувачам);

  • - покращено візуалізацію сприйняття ЕД і роботи з ними;

  • - підвищено інтеграцію із засобами автоматизації роботи бек-офісу (ПЗ BIT eReport, BIT eAsset, в перспективі – 1С): ведення обліку у засобах автоматизації на підставі ідентифікаторів первинних та інших звітних документів, які отримані ПТК BIT eTrade Mail та зберігаються в архіві ЕД.



Інструментарій ЕДО. Канал зв'язку.

  • Інструментарій ЕДО. Канал зв'язку.

  • Переваги ЕДО, які забезпечує ПТК BIT eTrade Mail

  • Всі повідомлення та документи, створені засобами ПТК BIT eTrade Mail, шифруються засобами криптографічного захисту інформації і засвідчуються ЕЦП відправника, що гарантує виконання важливих функцій ЕДО:

  • 1. Різке зниження паперового документообігу.

  • 2. Перевірка авторства: автоматична перевірка ЕЦП засобами ПТК BIT eTrade Mail дозволяє одержувачеві ідентифікувати автора ЕД й з'ясувати, чи є відправник, зазначений у заголовку листа особою, що підписала повідомлення.

  • 3. Схоронність цілісності змісту: ЕЦП, що автоматично накладається засобами ПТК BIT eTrade Mail, захищає ЕД від випадкової або навмисної зміни.

  • 4. Захист від відмови: відправник не зможе заперечувати факт відправлення, а отримувач – факт отримання ЕД (через документування в ПТК BIT eTrade Mail фактів відправлення та отримання ЕД).

  • 5. Гарантована доставка: ПТК BIT eTrade Mail гарантує доставку повідомлення/ЕД адресату.

  • 6. Забезпечення схоронності отриманих та відправлених ЕД в архіві ПТК BIT eTrade Mail з відображенням ідентифікатора ЕД, який може використовуватись у ПЗ внутрішнього обліку для візуалізації ЕД за бажанням користувача.

  • 7. Документообіг у ПТК BIT eTrade Mail організований винятково між зареєстрованими учасниками системи та призначений для обміну ЕД, пов'язаними з операціями на фондовому ринку, що унеможливлює спам.





  • Інструментарій ЕДО. Електронний архів

  • Тема зберігання документів (їх архіву) зовсім не другорядна, бо саме наявність документів є підставою для бухгалтерського та податкового обліку суб’єкта господарювання. Обов’язок щодо зберігання таких документів встановлений для суб’єкта господарювання законодавством.

  • Саме щодо зберігання ЕД та їх архівів ЗУ “Про ЕД та ЕДО” дає однозначне тлумачення: суб'єкти ЕДО повинні зберігати ЕД на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на носіях (ст. 13). А перевірка такої цілісності ЕД може проводитись саме шляхом перевірки ЕЦП (ст. 12).

  • ПТК BIT eTrade Mail має зручні функціональні можливості щодо збереження ЕД в архіві, їх зручного адміністрування, класифікації, пошуку (в т.ч. у відповідності з ідентифікаторами первинних та інших звітних документів), відтворення даних та візуалізації накладеної ЕЦП.



Імпорт-експорт даних

  • Імпорт-експорт даних

  • Однією з важливих переваг ЕДО є не тільки економія паперу, спрощення зберігання та адміністрування ЕД порівняно з паперовими, але й використання аналогічних даних для формування пов'язаних документів (у світі це отримало назву Straight Through Processing, STP – наскрізна обробка транзакцій).

  • На всіх етапах обробки трансакцій документи містять однакові реквізити, які можуть не дублюватися, а автоматично копіюватися завдяки стандартизації формату та реквізитного складу документообігу, а також автоматизації експорту-імпорту між інтегрованими програмними продуктами. Звісно, це мінімізує вірогідність операційних помилок.

  • Фактично значна частина відомостей, що наводяться у первинному замовленні клієнта (інформація про ЦП, про брокера, про клієнта), мігрують до наступних документів. Наприклад, за умови виконання замовлення на біржі, інформація потрапляє до біржового договору, відомостей обміну між біржею та РЦ, депозитарієм та РЦ, депозитарієм та депозитарною установою, депозитарною установою та ТЦП, всіх цих установ та НКЦПФР. І, нарешті, інформація знов повертається до рівня взаємодії між ТЦП та біржею (завдяки можливості імпорту даних з біржі до ПЗ автоматизації звітності ТЦП до НКЦПФР), а також між ТЦП та клієнтом (в якості звітів про виконання замовлення).

  • На більшості етапів інформаційної взаємодії ця інформація копіюється та обробляється автоматично лише на рівні централізованої інфраструктури (біржа, РЦ, депозитарій). Однак для позабіржових трансакцій та рівня взаємодії клієнт - ТЦП, депозитарна установа - ТЦП, КУА-ТЦП приклади ЕДО та автоматизації поки що епізодичні.

  • Завдяки інтеграції програмних продуктів ТЦП (BIT eTrade Report) та КУА (BIT eAsset) з ПТК BIT eTrade Mail, у межах небанківської фінансової групи вже впроваджено інформаційну взаємодію, коли частка ЕД та автоматизованого експорту-імпорту даних вже сягає 47%.

  • При цьому можуть застосовуватися різні формати файлів, але найбільш поширеним та універсальним наразі є формат xml.



Нормативне регулювання ЕДО для професійних учасників

  • Нормативне регулювання ЕДО для професійних учасників

  • 1. Правила (умови) здійснення діяльності з торгівлі цінними паперами: брокерської діяльності, дилерської діяльності, андеррайтингу, управління цінними паперами (рішення Комісії від 12.12.2006 № 1449, далі – Правила ТЦП):

  • договори, зміни або розірвання договорів, разові замовлення клієнта, звіти клієнта можуть оформлятися у вигляді електронного документа з дотриманням вимог законодавства (п.1 розділу ІІІ, п. 4 розділу VI, п. 2 розділу XVII). Зокрема, таким клієнтом є ІСІ.

  • 2. Положення про провадження депозитарної діяльності (рішення Комісії від 23.04.2013 № 735):

  • первинні документи та облікові регістри оперативного обліку можуть складатись у формі паперового та/або електронного документа (п. 10 розділу ІІ).

  • форми розпоряджень та повідомлень, що надаються депозитарній установі або депозитарною установою, встановлюються документами депозитарних установ. Спосіб підтвердження справжності підпису на розпорядженні (для електронного документа – ЕЦП) обумовлюється відповідно до вимог законодавства у відповідному договорі (п. 1 частини 3 розділу V).

  • Спосіб надання виписок визначається у договорі про обслуговування рахунку в цінних паперах (п. 6 частини 4 розділу V). Він також може передбачати ЕДО.

  • …депозитарні установи для забезпечення обміну інформацією в електронному вигляді (у формі електронних документів) повинні використовувати ЕЦП відповідно до вимог законодавства у сфері ЕДО (п. 16 розділу VІІІ).

  • 3. Положення про діяльність депозитарних установ щодо зберігання активів інституційних інвесторів (рішення Комісії від 20.06.2013 № 1106):

  • КУА може надавати зберігачу активів ІСІ інформацію у формі ЕД відповідно до Законів України "Про ЕД та ЕДО", "Про ЕЦП" (п.6 розділу ІІІ Положення).

  • Детальніше у Матеріалах до обговорення щодо горизонтальної інтеграції професійних учасників фондового ринку на офіційному сайті СРО АУФТ http://aust.com.ua.





  • Практика ЕДО. ТЦП

  • Процеси у професійній діяльності ТЦП, які можна автоматизувати/перевести у площину ЕДО при використанні ПТК BIT eTrade Mail та ПЗ BIT eReport

  • 1. Укладання позабіржових договорів, в т.ч. з клієнтами та контрагентами (зокрема, договори з іншими ТЦП).

  • 2. Для зберігання замовлень клієнтів можна використовувати архів в ПТК BIT eTrade Mail.

  • 3. У ПЗ BIT eReport можна сформувати Звіт для клієнта на підставі даних внутрішнього обліку, зберегти звіт та направити його Клієнту за допомогою ПТК BIT eTrade Mail.

  • Додаткові можливості:

  • 4. ПЗ BIT eReport має функціональні можливості щодо імпорту виписок біржових контрактів (формат виписки встановлюється біржею) у вигляді ЕДО з ЕЦП. При імпорті в ПЗ BIT eReport до договорів виконання (що укладені на виконання разового замовлення) за умовами договору автоматично формується разове замовлення.

  • 5. Складання та надання звітності до СРО АУФТ.



Практика ЕДО. КУА (ІСІ)

  • Практика ЕДО. КУА (ІСІ)

  • Процеси у професійній діяльності компаній з управління активами (КУА), які можна автоматизувати/перевести у площину ЕДО при використанні ПТК BIT eTrade Mail

  • КУА, що у тому числі діють від інститутів спільного інвестування (ІСІ) є одним із клієнтів ТЦП, операції та облік, яких автоматизовано за допомогою програмних продуктів ТОВ “БІТ-Продакшн”. Відносини КУА (ІСІ)-ТЦП регулюються Правила ТЦП, а саме:

  • 1. Укладання позабіржових договорів.

  • 2. Для зберігання замовлень КУА (ІСІ), як клієнтів, можна використовувати архів в ПТК BIT eTrade Mail.

  • Замовлення в КУА формується засобами ПЗ BIT eAsset, зберігається у форматі MS Excel, направляється засобами ПТК BIT eTrade Mail з накладанням відповідних ЕЦП. ТЦП отримує замовлення, акцептує шляхом накладання власних ЕЦП та надсилає КУА (КІФ/ПІФ).

  • 3. У ПЗ BIT eReport (чи іншому ПЗ) ТЦП може сформувати Звіт для клієнта (КУА, ІСІ) на підставі даних внутрішнього обліку, зберегти звіт та направити його Клієнту за допомогою ПТК BIT eTrade Mail.

  • Усі документи на всіх етапах можуть бути збережені у архіві ПТК BIT eTrade Mail.



Практика ЕДО. Депозитарні установи

  • Практика ЕДО. Депозитарні установи

  • Процеси у професійній діяльності депозитарних установ (ДУ), які можна автоматизувати/перевести у площину ЕДО при використанні ПТК BIT eTrade Mail

  • 1. Для виконання облікової операції депонент відправляє ДУ розпорядження на виконання відповідної облікової операції у вигляді ЕД. Розпорядження може бути сформовано засобами ПЗ BIT eAsset або за допомогою шаблонів, якi існують безпосередньо в ПТК BIT eTrade Mail.

  • Отримавши розпорядження, ДУ аналізує його та відправляє депоненту повідомлення про прийняття (відмову) до виконання розпорядження. З метою ідентифікації отриманих розпоряджень у майбутньому, до журналу розпоряджень та журналу депозитарних операцій зберігаються ідентифікатори ЕДО кожного з отриманих розпоряджень.

  • ДУ виконує отримане розпорядження. За результатом проведення операції ДУ формує виписку, відправляє її депоненту, формує акт-рахунок, відправляє його депоненту.

  • 2. Депоненти – КУА додатково мають можливість відправляти ДУ повідомлення про проведення операцій щодо списання коштів з рахунків та відчуження інших активів, дані щодо складу та структури активів ІСІ. Для ідентифікації відправлених повідомлень у майбутньому, до журналу вихідних документів вносяться ідентифікатори ЕДО кожного з відправлених повідомлень.

  • ПТК BIT eTrade Mail автоматично формує та відправляє КУА квитанцію щодо отримання відповідного повідомлення ДУ.



Вимоги до первинних документів викладені у Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” та Наказі Мінфіну № 88. Податковий кодекс України встановлює правила надання первинних документів та облікових регістрів контролюючим органам під час проведення відповідних перевірок. До ЕД, згідно перелічених нормативних актів, застосовуються ти ж самі вимоги та правила, що й до документів на паперових носіях. Дані обліку формуються та мають підтверджуватися оригіналами первинних документів.

  • Вимоги до первинних документів викладені у Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” та Наказі Мінфіну № 88. Податковий кодекс України встановлює правила надання первинних документів та облікових регістрів контролюючим органам під час проведення відповідних перевірок. До ЕД, згідно перелічених нормативних актів, застосовуються ти ж самі вимоги та правила, що й до документів на паперових носіях. Дані обліку формуються та мають підтверджуватися оригіналами первинних документів.

  • Згідно ст. 7 ЗУ “Про ЕД та ЕДО”, аби мати статус оригіналу, ЕД має містити обов'язкові реквізити.

  • Податковий кодекс України визначає, що достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі ЕЦП (ст. 48.5.1).

  • З огляду на різну ступень легітимності, електронні документи з ЕЦП можуть використовуватися в бухгалтерському та податковому обліку в якості первинних, а з іншими видами електронного підпису – ні.

  • Як наслідок, податкові органи активно впроваджують інноваційну практику використання ЕДО, тож не варто це ігнорувати та зайво генерувати копії паперових документів “про всяк випадок”.

  • Детальніше у Матеріалах до обговорення щодо горизонтальної інтеграції професійних учасників фондового ринку, доступні на сайті СРО АУФТ http://aust.com.ua.







  • Доступність та платність

  • Станом на теперішній час, представлені програмні продукти є досить доступними і вже перебувають у користуванні переважної кількості професійних учасників фондового ринку. Проте їх використання досі здійснювалося локально, у форматі ТЦП-Біржа або ТЦП-СРО, без прямих комунікацій між такими користувачами.

  • ПЗ BIT eReport, ПЗ BIT eTrade Mail та ЕЦП, ТЦП та ДУ отримують в межах членських внесків, як члени СРО АУФТ.

  • Крім того, примірники ПЗ BIT eTrade Mail та ЕЦП можна отримати на підставі окремих договорів з власником, який одночасно є і центром сертифікації ключів ПАТ “КОМУНІКАЦІЙНИЙ ФОНДОВИЙ ЦЕНТР”.

  • Програмне забезпечення для укладання біржових та позабіржових контрактів, отримують брокери в межах взаємодії з ПАТ Фондова біржа “Перспектива”.

  • ПЗ BIT eAsset можуть придбати КУА за окремими договорами з розробником ТОВ “БІТ-Продакшн”.

  •  



Розробник програмного забезпечення

  • Розробник програмного забезпечення

  • Професійним розробником програмного забезпечення

  • BIT eTrade Mail, BIT eReport, BIT eAsset

  • є ТОВ “БІТ-Продакшн”, http://buroit.com.ua

  • Контакти

  • Асоціація “Українські Фондові Торговці”, http://aust.com.ua

  • тел.: (044) 500-18-92, (056) 373-97-84

  • ТОВ “БІТ-Продакшн”, http://buroit.com.ua

  • тел. (056) 373-95-99

  • ЦСК ПАТ "Комунікаційний Фондовий Центр«, http://csk.kfc.in.ua

  • Тел. (056) 373-95-91

  • ПАТ “Фондова біржа “Перспектива”, http://fbp.com.ua

  • Тел. (044) 537-62-12, (056) 373-95-94




База даних захищена авторським правом ©pres.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка