Поняття, призначення та квалiфiкацiя документiв як джерела управлiнської iнформацiї



Дата конвертації30.05.2016
Розмір445 b.



Поняття, призначення та квалiфiкацiя документiв як джерела управлiнської iнформацiї

  • Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленої створеною людиною способом для її передачі в часі і просторі. Під офіційним документів розуміється документ, скликаний організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.



  • Бланк документа - це стандартний лист паперу з відтвореної на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для інформації, що змінюється.



  • Документообіг - рух документів в організацій з моменту їхнього створення або одержання до завершального виконання або відправлення.

  • Комунiкативна функцiя документа полягає в переданнi iнформацiї в часi та на вiдстанi. З його допомогою органiзуються i пiдтримується iнформацiйний зв'язок мiж органiзацiями та її зовнiшнiм середовищем, пiдроздiлами пiдприємства, керiвництвом i фахiвцями та iнш.



Документи класифiкують за:

  • змiстом покладеної в них iнформацiї,

  • за походженням,

  • призначенням,

  • мiсцем складання,

  • найменуванням,

  • кiлькiстю вiдображених в них питань,

  • термiнами виконання i зберiгання,

  • ступенем оригiнальностi та низкою iнших ознак.



У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів:

  • внутрішні;

  • що надходять (вхідні);

  • що відправляються (вихідні),



Існують види документів, робота з якими обов'язкова для будь-якого підприємства , а саме

  • внутрішня організаційно-розпорядницька документація:

  • статут підприємства

  • накази і розпорядження;

  • протоколи;



  • документи, зв'язані з оформленням трудових відносин

  • трудові книжки співробітників;

  • накази про прийом і звільнення;

  • накази про оформлення відпусток, заохочення, стягнення

  • Кількість документів усіх потоків за рік складе обсяг документообігу організації.



Етапи документообігу:

  • прийом і первинна обробка документів;

  • попередній розгляд і розподіл документів;

  • реєстрація;

  • контроль за виконанням;

  • інформаційно-довідкова робота;

  • виконання документів і відправлення.



  • Найбiльш поширеними для пiдприємств органiзацiйно-розпорядними документами є наказ, договiр, лист, звiт.

  • Наказ - правовий акт, що видається керiвником пiдприємства, якi дiють на основi єдиноначальностi, з метою вирiшення завдань, накреслених перед даним пiдприємством.



  • Договiр - документ, що фiксує згоду сторiн про встановлення будь-яких вiдносин i регулює цi вiдносини. Рiзновиднiстю договорру є контракт, який застосовується,як правило, у зовнiшньо-економiчнiй торговiй дiяльностi пiдприємтсв.



  • Лист - узагальнена назва рiзних за змiстом документiв, якi пересилаються поштою За призначенням листи бувають службовi i iндивiдуальнi. Службовi листи за змiстом подiляються на:

  • iнiцiативнi (запит, прохання, нагадування, повiдомлення, претензiйнi, супроводжувальнi, гарантiйнi та iнш)

  • листи-вiдповiдi (iнформацiйно-роз'яснювальнi, лист-заборона та iнш)



  • Окремою групою службових листiв є комерцiйнi. Вони складаються при укладаннi та виконаннi комерцiйної угоди вiд iменi юридичних осiб. Комерцiйнi листи за їх функцiональним призначенням подiляються на три типи:

  • запит-вiдповiдь на запит

  • пропозицiя (оферта) - вiдповiдь на пропозицiю

  • рекламацiя (претензiя) - вiдповiдь на рекламацiю



  • Запит - це комерцiйний локумент, який являє собою звернення покупця до продавця з проханням дати грунтовну iнформацiю про товар. У запитi, як правило, позначається назва товару i умови, за яких покупцевi бажано отримати товар (кiлькiсть, номенклатура, цiна, час поставки, умови платежу).



  • Звіт - це документ, що містить відомості про виконання завдання, підготовку заходів, доручення та їх проведення, який подасться вищій установі або посадовій особі. Звіти бувають періодичні та разові.



Аптеки складають звiти:

  • про фінансово-господарчу діяльність за місяць,

  • товарний звіт,

  • аналітичні звіти;

  • про підвищення кваліфікації та ін.



Документообіг аптечних і фармацевтичних пiдприємств

  • Дiяльнiсть апарату управлiння щодо створення документiв i органiзацiя роботи з ними в процесi здiйснення управлiнських функцiй називається дiловодством. Процес переносу iнфоомацiї в документ називається документуванням.



Дiловодство може здiйснюватися централiзовано, децентрилiзовано i змiшано.

  • За централiзованої системи всi операцiї, пов'язанi з управлiнською документацiєю, зосереджуються в єдинiй для всiєї органiзацiї - канцелярії або секретаря- референта.



  • При децентралiзованiй системi всi аналогiчнi операцiї розосередженi в пiдроздiлах органiзацiї як правило, ця система застосовується на пiдприємствах, якi є територiально роздiленi.

  • При змiшанiй системi частина операцiй здiйснюється централiзовано, а складання та оформлення документiв - як канцелярiєю так i в iних структурних пiдроздiлах.



Уніфікація - це встановлення одноманітності в складанні та оформленні документів. Уніфікуються, зокрема, форматі паперу, назва типів документів, реквізити, текст і ін.

  • Відповідно до уніфікованої системи документів всі документи складаються на бланках єдиного зразка.

  • Існує два типи документів бланк-лист і загальний бланк. Крім того, установлено склад i місцезнаходження обов'язкового та додаткового для організаційно-розпорядчих документів реквізиту.



Трафарет - текст з пропусками, призначеними для перемінної інформації.

  • Прикладами трафаретних текстів можуть служити бланки довідок, відряджувальних посвідчень і т.ін. В аптечних закладах до трафаретних текстів належать акти приймання продукції, накази про створення комісії з інвентаризації, товарно - транспортні накладні, вимоги-накладні та ін.



  • Анкета - це текст, в якому незмінна інформація подана у вигляді переліку питань, що передбачають суворо визначений набір відповідей. У діяльності аптечних закладів тексти-анкети це: бланки рецептів, листки обліку кадрів і т.ін.



РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

  • Реєстрація документа - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставления на ньому умовної позначки - реєстраційного індексу з наступним записом у реєстраційних формах необхідних стей про документ. Реєстрація документів здійснюється з метою забезпечення їхнього обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.



  • Реєстрація насамперед додає юридичну чинність документові, тому що фіксує факт його створення або одержання. Реєстрації підлягають документи, що перебувають в обліку, виконанні і використанні з довідковою метою (планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.п.), як ті, котрі створюються і використовуються в організації, так і ті, котрі надходять від інших установ і громадян.



  • Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ реєструється в даній організації лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

  • У випадку передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.



  • Документи реєструються в межах груп у залежності від назви виду, наприклад, окремо реєструються:

  • накази організації

  • про прийняття, перевід , звільнення, заохочення, сумісництво працівників;

  • про надання відпусток; тощо

  • Для реєстрації всіх документів застосовується єдина регістраційно-контрольна картка.



  • В організаціях з обсягом документообігу до 500 - 600 документів у рік може застосовуватися журнальна форма реєстрації документів. В організація , де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються в двох екземплярах (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом).



  • Документи по можливості реєструються в автоматичному режимі..

  • Для реєстрацiї всiх категорiй вхiдних i вихiдних документiв застосовують єдину реєстрацiйну карту. Її заповнюють машинописним або рукописним способом. В установах з невеликим документообiгом усi документи реєструються в спецiальному журналi.



  • На документ при його надходженнi ставлять реєстрацiйний штамп у нижньому полi першого аркушу з правого боку.

  • Штамп мiстить: назву органiзацiї, до якої надiйшов документ, дату надходження, реєстрацiйний iндекс.



  • Контроль за виконанням документiв пропонується вести на картах вiдповiдно до кiлькостi виконавцiв або термiнiв виконання.

  • На картцi позначається дата, до якої документ має бути виконаний. Документ вважається виконаним лише у тому випадку, якщо вирішені поставленого у ньому питання i коресподентовi дана вiдповiдь стосовано сутi.



  • Особа, котра здiйснює контроль, перiодично переглядає картки, що знаходяться у вiдповiднiй рубрицi картотеки.

  • Пiсля виконання документи знiмаються з контролю i групуються в справи.



  • Справа являє собою сукупнiсть документiв, що належать до певного питання або дiлянки дiяльностi пiдприємства i пiдшитi в окрему папку. Номенклатура справ затверджується органiзацiєю i дiє протягом кiлькох рокiв, однак щорiчно уточнюється i в разi необхiдностi, переробляється i перезатверджується. Кожна справа в номенклатурi має свiй iндекс (номер).



При формуваннi справ керуються такими принципами:

  • документи вкладаються у справу лише в одному екзимплярi (оригiнал)

  • групуються документи тiльки за один рiк

  • документи всерединi справи розмiщуються в порядку вирiшення питань, хронологiї, алфавiту, iндексацiї

  • документи постiйного i тимчасового термiнiв зберiгаються i групуються в окремi справи

  • кожна справа не повинна вмiщувати бiльше 250 аркушiв.



ПРИЙОМ І ПЕРВИННА ОБРОБКА ДОКУМЕНТІВ

  • Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром. або відвідувачем , прийняті по телетайпі, факсові, електронній пошті. При одержанні документів насамперед перевіряється правильність їхньої доставки. Замовлена коресподенція приймається під розписку.



  • При одержанні документів з позначкою «терміново» проставляється час отримання. Після розкриття конвертів перевіряється правильність вкладення і його цілісність, тобто наявність усіх сторінок документа і всіх його додатків. Для факсу також перевіряється як загальна кількість отриманих сторінок, відповідність їхній кількості, зазначеному на першому листі факсу, так і їхня читаність. У випадку неповного одержання факсимільного повідомлення або поганої якості окремих сторінок про це повідомляється відправникові.



  • Якщо документи надійшли поштою, розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають надпис «особисто». Конверти після розкриття знищуються. . Також зберігаються і додаються конверти до документів у випадку, коли лише по конверті можна установити адреса відправника, час відправлення й одержання документа (наприклад, від приватних громадян) або якщо в конверті відсутні окремі документи або встановлений невідповідність номерів документів номерам на конверті.



  • Зберігаються конверти і від документів, що надійшли з уже протермінованим часом виконання. У цьому випадку штемпель на конверті може бути доказом дня одержання.

  • Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх на реєструючі і нереєструючі . Нереєструючі документи відразу сортуються по виконавцях або відділам, для доставки. У постанові приводиться наступний перелік документів, не підлягаючі реєстрації.



КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

  • Контроль за виконанням дорученого завдання є однієї з функцій керування. Контроль за термінами виконання документів веде служба документаційного забезпечення керування або в невеликій організації - секретар. Контроль за термінами можна розділити на поточний і попереджувальний. Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством.



  • Наприклад, згідно ст. 20 Закону про звертання громадян звертання розглядаються і вирішуються в термін не більш одного місяця з дня їхнього надходження, а ті, котрі не мають потреби в додатковому вивченні, — невідкладно, але не пізніше 15 днів із дня їхнього одержання.



  • У документах, що надійшли від вищестоящих організацій і містять яке-небудь доручення, звичайно термін зазначений у самих документах.

  • Крім поточного контролю, бажано вести попереджувальний контроль. Для цього виявляють по картках документи, термін виконання яких минає через 3 дні, і попереджають об цьому кожного виконавця.



  • Коли документ виконаний, на зворотній стороні картки робиться оцінка про виконання, указується, як вирішене питання, під яким номером і коли відправлений документ, Документ вважається виконаним тоді, коли цілком виконані поставлені в ньому або зазначені в резолюції завдання.



ВІДПРАВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

  • Обробка і відправлення вихідних документів, так само як прийом і обробка вхідних, проводяться звичайно централізовано секретарем. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і відсилаються в день їхнього одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступногоого робочого дня. Відсилання або передача документів реєструється.



  • При одержанні документа до відправлення насамперед перевіряється:

  • - правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів (заголовка, дати (якщо її немає на документі, що відправляється, те її проставляють, номера і т.д.);



  • - правильність вказівки адреси;

  • - наявність усіх необхідних підписів на документі і додатків до нього;

  • - наявність оцінки про виконавця;

  • Наявність віз на копії документа, що залишається в справах організації

  • - наявність на документі оцінки про додатки;

  • - відповідність кількості, екземплярів кількості адресатів.



  • На оригіналах документів, що підлягають поверненню, на верхнім правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».

  • У реєстраційній картці або в журналі відзначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якому буде зберігатися його копія.



ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА

  • При оформленні організаційно-розпорядницьких документів використовують наступні реквізити:

  • 1) державний герб (у державних організаціях);

  • 2) емблема (логотип, фірмовий знак) організації;

  • 3) зображення нагород;

  • код підприємства, установи, організації по УКПО

  • код форми документа по УКУД;

  • 6) назва міністерства або відомства (для державних організацій);



  • 7) назва підприємства, установи, організації [обов'язковий реквізит];

  • 8)назва підрозділу;

  • 9) індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер телефаксу, номер рахунка в банку ж його назва;

  • 10) назва виду документа [обов'язковий реквізит);



  • Ступінь виконання документів характеризується кефіцієнтом виконання, що обчислюється за формулами:

  • Квик= Дв.Дн.в. 100%/ Дв.

  • де: Д.в. - кількість документів, виконаних протягом аналізованого періоду;

  • Д.заг. - загальна кількість документів, що підлягає виконанню за той же період;

  • Д н.в. - кількість документів, не виконаних за аналізоїний період.



  • Усi документи за термiнами зберiгання подiляються на три групи:

  • постiного зберiгання

  • довготривалого зберiгання (понад 10 рокiв)

  • тимчасового зберiгання (до 10 рокiв)



  • Перелiк документiв за термiнами зберiгання затверджується органiзацiєю пiсля проведення експертизи цiнностi документi. Експертиза цiнностi документiв здiйснюється експертною комiсiєю у складi 3-5 осiб, яка призначається наказом керiвника органiзацiї.

  • На документи постiйного зберiгання опис справ у 4-х примiрниках, довготривалого - у 2-х. На документи, що пiдлягають знищенню складається акт в одному примiрнику, який затверджується керiвником органiзацiї, Акт повинен бути розглянутий на засiданнi експертної комiсiї, пiдписаний її головою з зазначення способу знищення.



  • Проведення експертизи цiнностi документiв значно полегшує їх попереднiй розподiл на 3 групи - основну, оперативну i за особовим складом.

  • Основна документацiя найбiльш повно вiдображає дiяльнiсть установи щодо виконання покладених на неї завдань i вмiщує органiзацiйнi, розпорядчi та довiдково iнформацiйнi документи. Уся документацiя, що належить до цих груп пiдлягає постiйному зберiганню.



  • Оперативна документацiя мiстить вiдомостi, необхiднi для поточної практичної дiяльностi, для них втановлюються тимчасовi термiни зберiгання. Сюди належать документи облiку i звiтностi. Тривалiсть зберiгання документiв визначена в спецiальних перелiках. Типовi перелiки розробляє i затверджує Головне архiвне управлiння країни, вiдомчi - керiвники окремих вiдомств.



  • Термiни зберiгання документiв обчислюються з 1 сiчня року, що наступає за роком закiнчення справи. По закiнченнi встановленого термiну зберiгання справи i реєстрацiно-контрольної картки служби дiловодства органiзацiї передають до вiдомчого архiву на постiйне або тимчасове зберiгання.



3. Облiк i рознгляд пропозицiй, заяв i скарг.

  • У діловодстві фармацевтичних підприємств з огляду на їх соціальне значення важливе місце належить роботі з пропозиціями, заявами і скаргами громадян.

  • Реєстрація скарг і заяв здійснюється за журнальною або картковою формою. Реєстраційний номер і дата надходження документа проставляється на оригіналі документа. Після реєстрації лист передається керівникові, котрий призначає виконавця.



  • Отримані внаслідок перевірки дані узагальнюються і приймається рішення, яке повинно повністю вирішити всі питання, поставлені в листі. Відповідь заявнику повинна бути чіткою, з неї має випливати, підтвердилися чи не підтвердилися факти. Заявникові надсилається копія рішення.

  • Заяви і скарги розглядаються у термін до одного місяця, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, - негайно і не пізніше 15 днів від дня їх надходження.



  • Щоквартально проводиться аналіз усіх звернень і термінів їх розгляду, що дозволяє керівникові отримати чітку уяву про причини виникнення скарг і вжити заходів до їх усунення та попередження.

  • отримання і реєстрація пропозицій, заяв і скарг

  • направлення цих документів на розгляд



  • контроль за термінами виконання

  • своєчасна відповідь автору про наслідки розгляду

  • розгляд пропозицій, що надійшли, заяв і скарг з метою подальшого їх аналізу і роботи з ними

  • з”ясування причин, що породжують скарги



5.Трудова книжка

  • Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад п'ять днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.



  • На працівників, які працюють на умовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також на працівників, які працюють у окремих громадян по їх обслуговуванню, трудові книжки не ведуться, їх робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до фонду державного соціального страхування.



  • На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

  • При влаштуванні на роботу працівники зобов 'язані подавати трудову книжку, оформлену у встановленому порядку.

  • Особи, які вперше шукають роботу і немають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.



  • До трудової книжки заносяться відомості про працівника, роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві,відомості про стягнення до неї не заносяться.



  • Для студентів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад вносить записи про час навчання на денних відділеннях вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є накази навчального закладу про зарахування і навчання та відрахування з числа студентів



  • Період роботи зазначених студентів у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково-дослідної господарсько-договірної тематики підтверджується відповідною довідкою На підставі цих довідок навчальні заклади забезпечують занесення до трудових книжок студентів відомостей про роботу. Довідки зберігаються в особових справах зазначених осіб як документи суворої звітності.



  • Для студентів, які раніше не працюва­ли та у зв'язку з цим не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної господарсько-договірної тематики на підставі довідок вносяться на підприємстві, де вони будуть працювати.



  • До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням найменування відповідних документів

  • безробітним особам - про період одержання допомоги по безробіттю - заносяться у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.



  • Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу тру­дових книжок покладається на керівника підприємства



  • У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або від­ділу кадрів.



  • При цьому для осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість та міс­це підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звіль­ненням.

  • Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.



  • При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

  • Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ, а також вноситься відповідний запис до тру­дової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення вважається недійсним.



  • Якщо працівник відсутній на роботі у день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.



Дякую за увагу!




База даних захищена авторським правом ©pres.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка