Формування дворівневої системи папок документів за їх типами:
Перший рівень: всі, вхідні, вихідні, внутрішні. Другий рівень: договори, листи, протоколи, звіти та ін. Розділи другого рівня додаються та редагуються .
Автоматизація формування електронної картки документу за допомогою вбудованої системи довідників та настроєної маски реєстраційного номеру.
Автоматизація формування електронної картки документу за допомогою вбудованої системи довідників та настроєної маски реєстраційного номеру.
Автоматичне надання електронній карточці наступних видів номерів: крізного, номеру за типом документу (договори, лист та ін.) та реєстраційного (у випадку настроєної маски реєстраційного номеру).
Прикріплення електронного документу форматів doc, xls, txt, frp, html, htm, gif, bmp, jpeg, jpg, e-mail до картки за допомогою простої та зручної процедури безпосередньо з картки. Копія прикріпленого документу зберігається в базі даних програми, що значно підвищує шанс запобігання документу від знищення (при необережному поводженні з документом чи від дії комп’ютерних «вірусів»).
Перегляд та редагування прикріплених до картки документів всіх форматів із збереженням оригінального формату.
Створення особистої дворівневоїноменклатури справ ( Наприклад, перший рівень – «Договори», другий рівень – «Постачальники», «Покупці», «Оренда» та ін.).
Створення особистої дворівневоїноменклатури справ ( Наприклад, перший рівень – «Договори», другий рівень – «Постачальники», «Покупці», «Оренда» та ін.).
Автоматизація створення нової номенклатури справ (номенклатури на наступний рік) за даними номенклатури, що діє в поточному періоді з можливістю її редагування
Автоматизація прикріплення електронної картки документу до певної справи безпосередньо з картки при її формуванні.
Систематизація та перегляд карток з вибраної справи.
Перенос (копіювання) документу з однієї справи до іншої, в т.ч. не виконаних документів зі справи минулого року до нової справи.
Друк таблиці електронних карток, що входять до конкретних справ.
Контроль виконання документів відповідно до встановленого строку виконання
Встановлення або не встановлення картки (документу) на облік контролю виконання
Контроль виконання особливо важливих документів
Зняття електронної картки документу з контролю виконання з встановленням дати виконання документу.
Моніторинг руху електронної картки з прикріпленими документами за виконавцями та строками з можливістю перегляду стадії виконання та місця зберігання документу.
Використання процедури моніторингу для планування етапів та подій за договорами, розпорядженнями, планами та ін. з визначенням конкретних виконавців та строків.
Організація зв’язку електронної картки документу (початкового) зі зв’язаними документами з можливістю перегляду всього ланцюга зв’язаних документів. Зворотній зв'язок вибраного документу, як зв’язаного з початковим, формується автоматично.
Створення, редагування та зберігання шаблонів документів за допомогою вбудованого редактора форм друку.
Створення, редагування та зберігання шаблонів документів за допомогою вбудованого редактора форм друку.
Швидкий пошук раніше створеного шаблону документу.
Автоматичне формування документу за раніше створеним шаблоном та даними електронної картки документу.
Прикріплення до електронної картки документу, створеного за шаблоном.
Створення та використання шаблону картки документу. Формування та друк картки за раніше створеним шаблоном. Формування та друк картки дозволяє вести картотеку документів у паперовому виді.
Робота з комерційними документами (в т.ч. договорами), контроль виконання договорів за строками, виконавцями та етапами виконання договору (отримання передоплати, відправка товару, отримання оплати та ін.).
Експорт документу з вибраної картки (групи документів з вибраних карток) до визначеної директорії безпосередньо з основної таблиці карток.
Експорт документу з вибраної картки (групи документів з вибраних карток) до визначеної директорії безпосередньо з основної таблиці карток.
Розсилка локальною мережею або мережею «Internet» документів відповідно до вибраної умови (одного документу різним виконавцям чи організаціям, різних документів вибраному виконавцю чи організації).
Розсилка локальною мережею або мережею «Internet» повідомлень, які можуть бути призначені як співробітникам зі своєї організації так і особам інших організацій.
Формування та вивід на друк «Журналу розсилок» документів та повідомлень.
Формування та вивід на друк «Журналу поштових надходжень».
Автоматизація формування звітів з організації діловодства на підприємстві за запитами користувача системи.
Автоматизація формування звітів з організації діловодства на підприємстві за запитами користувача системи.
Можливість створення звітів під особливості роботи організації в т.ч. з графіками та виводом в MS Excel.
Настройка виду списку карток в головному вікні за бажанням користувача - вивід на екран тільки необхідних для роботи стовбців списку в бажаній послідовності і з сортуванням даних. Система зберігає настройку таблиці до проведення наступної настройки.
Настройка виду списку карток в головному вікні за бажанням користувача - вивід на екран тільки необхідних для роботи стовбців списку в бажаній послідовності і з сортуванням даних. Система зберігає настройку таблиці до проведення наступної настройки.
Сортування списку документів за всіма параметрами в будь який момент роботи зі списком.
Проведення пошуку необхідної електронної картки з прикріпленим документом та додатками до нього за допомогою процедури розширеного пошуку.
Обробка списку карток з можливістю виводу на екран тільки необхідної інформації за вибраним параметром, в тому числі з використанням процедури фільтрації (Наприклад, можна сформувати список карток (документів), які відносяться до конкретного партнера чи виконавця, строк виконання яких пройшов, або список виконаних/ не виконаних розпоряджень чи договорів з конкретним постачальником /покупцем за встановлений період часу та ін.).
Вивід на екран списку карток з прикріпленими документами за встановлений робочий період. Робочий період можна міняти за допомогою вбудованих календарів.
Швидкий пошук необхідної картки по мірі набору з клавіатури вибраного параметру пошуку, в тому числі і з використанням процедури фільтрації з виводом звіту по пошуковій інформації на екран монітору.
Друк списку карток, що виведені на екран монітору, в тому числі і після проведення йог обробки за вибраними параметрами.
Попередній перегляд списку карток, підготовленого до друку, настройка його виду за допомогою вбудованого редактора попереднього перегляду.
Програма має вбудований редактор форм - є можливість:
Програма має вбудований редактор форм - є можливість:
редагувати звітні форми, що надаються з програмою, з метою адаптації системи під особливості своєї організації;
створювати нові звітні форми, що необхідні в організації для отримання звітів та відомостей про стан діловодства в організації;
створювати шаблони документів з метою автоматизації формування документів за даними картки та вибраним шаблоном.
Програма має вбудований редактор масок – є можливість автоматизувати процес присвоєння реєстраційних номерів документів, виходячи з вибраних параметрів та практики роботи підприємства з систематизації документів.
Програма має вбудований конструктор номенклатури справ – є можливість створювати різноманітні номенклатури справ та призначати будь-яку з них робочою;
створювати нову номенклатуру справ (номенклатуру справ на новий рік) за даними старої номенклатури (минулого року) з можливим переносом (за бажанням користувача) не виконаних документів з справи минулого року до нової справи.
Програма має вбудований редактор попереднього перегляду таблиць - є можливість переглядати підготовлені до друку таблиці, робити необхідні редагування їх вигляду та виводити на друк.
Програма має процедуру зв’язку з програмою Fine Reader (при її наявності у користувача) – є можливість відкриття Fine Reader безпосередньо з картки, та обробки графічних файлів, розпізнавання текстових документів, прикріплення документу до картки.
Програма має процедуру розсилки – є можливість виконувати розсилку та отримати документи без виходу з програми через мережу Internet або локальну мережу, формувати журнали розсилки та перегляду пошти.
